Time Simulation – zarządzanie czasem, efektywność osobista i zespołu

Podziel się/Dodaj do ulubionych

Wyobraź sobie rynek na którym konkurują ze sobą firmy sprzedające … czas. Dokładnie rzecz ujmą są to przedsiębiorstwa wynajmujące swoich fachowców na określony czas, tak jak kancelarie prawnicze, agencje tłumaczeń itp.

Uczestnicy symulacji biznesowej „Time Simulation” wcielają się, nasz czas jej trwania, w rolę menedżerów 5 konkurujących ze sobą firm.

Każda z tych firm dysponuje na początku symulacji tymi samymi zasobami (ludzie, wiedza, czas, pieniądze). Każda z firm dostaje też tyle samo „zamówień od klientów” na identyczną liczbę godzin pracy. Zapytania te są zróżnicowane – jedne wymagają od dostawcy znajomości angielskiego, a inne wiedzy technicznej. Uczestnicy sami decydują więc, któremu ze swoich „wirtualnych pracowników” przydzielą to zadanie – optymalizując podział zadań i wynikające z tego koszty (różni pracownicy mają różne stawki wynagrodzeń).

Zadań jest więcej niż zespół może wykonać, są w różnym stopniu opłacalne (klient płaci więcej lub mniej), niektóre kolidują ze sobą pod względem terminu realizacji lub wykorzystania zasobów. Gracze muszą więc ustalić priorytety – wszystkich zadań na pewno nie zrobią, a jeśli z czymś się spóźnią, zapłacą dotkliwe kary.

Dodatkowym utrudnieniem są zmiany które klienci zgłaszają w trakcie realizacji kontraktów, opóźnienia zewnętrznych kooperantów, nagłe dodatkowe i obowiązkowe czynności (np. niezapowiedziana kontrola skarbowa). Zdarzają się też „choroby” kluczowych „pracowników” w samym środku prowadzonego projektu, oraz inne niespodzianki analogiczne do tych z „realnego świata”.

Im więcej lepiej płatnych zadań (o wyższym priorytecie) zrealizuje grupa, tym więcej zarobi i wygra grę. Ale jeśli podejmie się zadań nieopłacalnych, spóźni się, nie wykorzysta efektywnie czasu swoich pracowników, albo nie poradzi z niespodziewaną zmianą, poniesie dotkliwe koszty. W efekcie uzyska gorszy wynik finansowy i przegra więc z konkurencją…

Dzięki symulacji uczestnicy doświadczą i zrozumieją:

  • Na czym polega optymalna organizacja czasu,
  • Jakie korzyści biznesowe (m.in. poprawę wyniku finansowego) przynosi efektywne wykorzystanie czasu i ludzi,
  • Jak ustalać priorytety i w przypadku nadmiaru zadań rezygnować z tych mniej ważnych,
  • Jak zarządzać zadaniami w zespole – komu przydzielać które zadania,
  • Jak ustalać racjonalnie terminy realizacji zadań,
  • Jak planować kolejność realizacji zadań i unikać marnowania czasu.

Czas trwania symulacji: 1 dzień (wraz z analizami i omówieniami)

Charakterystyka symulacji:

Rodzaje decyzji podejmowanych przez uczestników:
Biorąc udział w symulacji, jej uczestnicy podejmują wieloczynnikowe decyzje menedżerskie związane z trzema aspektami zarządzania czasem własnym i zespołu. Należą do nich:

  • Obszar decyzji menedżerskich związanych z planowaniem i ustalaniem priorytetów,
  • Kompetencje związane z przydzielaniem zadań pracownikom,
  • Operacyjne (codzienne) zarządzanie czasem i organizacją pracy.

Decyzje menedżerskie podejmowane w symulacji i związane z planowaniem i ustalaniem priorytetów:

  • Określenie celów, które grupa chce osiągnąć w czasie gry (w tym mierniki, oraz terminy ich realizacji – SMART),
  • Określenie kryteriów, na podstawie decydujemy czy zadanie jest priorytetowe czy nie,
  • Ustalenie głównego planu działania w czasie gry, strategii dla gry.

Decyzje podejmowane przez uczestników w zakresie przydzielania zadań pracownikom:

  • Ustalenie, które zadania opłaca się przypisywać którym pracownikom (relacja przychodu z kontraktu do kosztu wynagrodzenia pracownika i kosztu wykorzystania innych zasobów),
  • Dzielenie zadań na poszczególnych pracowników w ramach realizowanych projektów, uwzględniając wyznaczone terminy i czasochłonność zadań,
  • Planowanie rezerw (ludzi i czasu) na wypadek nieprzewidzianych zadań do przydzielenia,
  • Dzielenie czasu pracowników pomiędzy czas na prace dla klientów, czas na zadania bieżące (np. raportowanie) i czas na rozwój (np. wysyłanie na szkolenia)

Decyzje związane z codziennym, operacyjnym zarządzaniem czasem:

  • Przyjmowanie lub odrzucanie zleceń od klientów,
  • Operacyjne planowanie realizacji zleceń – kolejność realizacji, czasochłonność, itp.,
  • Radzenie sobie ze zmianami oczekiwań klientów (zmiany w kontraktach),
  • Radzenie sobie z niespodziankami (opóźnienia, choroby…),
  • Optymalizacja wykorzystania czasu poprzez rezygnację ze zbędnych zadań (realizowanych tylko z przyzwyczajenia) i likwidowanie tzw. złodziei czasu.
(Visited 194 times, 1 visits today)